Forretningsorden for Dragør Kommunes Ældreråd

Denne forretningsorden er forankret i vedtægterne for Dragørs Ældreråd §8

§ 1
Ældrerådet konstituerer sig med følgende poster og med de beskrevne opgaver:
Formand
Formandens opgaver er
– at forberede, lede og følge op på Ældrerådets møder
– at modtaget Ældrerådets indgående post og sørge for sagernes fordeling
– at underskrive Ældrerådets korrespondance på vegne af rådet
– at varetage Ældrerådets repræsentative opgaver efter aftale
Næstformand
Næstformandens opgaver er
– at varetage formandens opgaver i dennes fravær
Kasserer
Kassererens opgaver er
– at administrere det af Dragør kommune bevilgede beløb til rådighed for Ældrerådet
Dragør Kommune stiller referent til rådets møder til rådighed.

§ 2
Regnskabet revideres af Dragør kommunes revision.

§ 3
Ældrerådet afholder mindst fire møder om året.
Møderne er lukkede for andre end rådets medlemmer og sekretær, og deltagerne i møderne er omfattet af forvaltningslovens regler om inhabilitet og tavshedspligt.
Når et medlem er forhindret i at deltage i et ældrerådsmøde, meddeles dette snarest muligt til formanden, dog senest dagen inden mødets afholdelse.
Når et medlem er forhindret i at deltage i ældrerådets arbejde/møder udover 3 måneder indkaldes en stedfortræder. (se vedtægternes § 7, Udtrædelse)

§ 4
Forslag til dagsorden for et ordinært møde skal være udsendt til Ældrerådets medlemmer 5 hverdage før mødets afholdelse. Dagsordenen godkendes på mødet.
Alle rådets medlemmer kan få emner optaget på dagsordenen ved henvendelse til formanden med en skriftlig begrundet anmodning herom, ligesom aktuelle emner kan medtages som forslag til dagsordenen på mødet.

§ 5
Ekstraordinære møder indkaldes – så vidt muligt – med 5 dages varsel på formandens initiativ, eller hvis et flertal af rådets medlemmer fremsætter ønske herom med angivelse af de emner, de måtte ønske behandlet.
I tilfælde af hastesager kan formanden (ved dennes fravær: næstformanden) på rådets vegne afgøre sager, som ikke tåler udsættelse. Ved hastesager søger formanden at indhente rådsmedlemmernes holdninger til sagen (sagerne) via telefonisk kontakt eller via elektronisk korrespondance (e-mail) inden beslutningen træffes.
Sådanne afgørelser optages på dagsordenen for næste ordinære møde.

§6
Ældrerådet er beslutningsdygtigt, når 3 medlemmer er til stede. Afgørelser træffes ved almindeligt stemmeflertal. Der kan ikke afgives stemme ved fuldmagt. I høringssager har ethvert medlem, der kommer mindretal, ret til at få sit begrundede standpunkt tilført det mødereferat/den udtalelse, der formidles til kommunen.
Et medlem kan ved valg af personer til hverv i Ældrerådets arbejde kræve skriftlig afstemning.

§ 7
Der udarbejdes beslutningsreferat af Ældrerådets møder, og efter behov en særskilt udtalelse i høringssager m.v. Referat og udtalelse udsendes til godkendelse hos Ældrerådets medlemmer snarest muligt efter rådets møde. Tilbagemelding gives indenfor 5hverdage. Det godkendte referat og eventuelle udtalelser sendes til Dragør kommune og offentliggøres på hjemmesiden.

§ 8
Ældrerådet kan nedsætte faste og ad hoc arbejdsgrupper til at behandle forskellige emner inden for Ældrerådets arbejdsområde. Ældrerådet fastsætter arbejdsområde og sammensætning for sådanne grupper.
Formanden for en arbejdsgruppe skal være medlem af Ældrerådet. Derudover kan arbejdsgruppen bestå af yderligere medlemmer af Ældrerådet, suppleanter og andre interesserede. Arbejdsgrupper består normalt af 3-5 personer. En arbejdsgruppe kan ikke udtale sig på Ældrerådets vegne.

– – – – – – – – –

Forretningsordenen er vedtaget af Dragør kommunes Ældreråd den 14. februar 2017, og den kan til enhver tid ændres af rådet.

Formand Sten Brincker
Næstformand Richard Barth